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Herausforderungen und Hürden bei der Umstellung auf Desk Sharing im Büro

Was gilt es bei der Bildung von Tischpools zu beachten? Vor der Einführung einer Softwarelösung sind die folgenden grundsätzliche Fragen zu klären. Die Klärung kann natürlich auch parallel zur einer Test- bzw. Pilotphase erfolgen. Wir sind mit unserer Lösung „Hot Desking“ flexibel und unterstützen gerne Pilotprojekte.

Größe des Pools

Wie groß soll der neue Arbeitsplatz-Pool überhaupt werden? Welche Tische sollen nach wie vor dauerhaft zugeordnet bleiben? Welche Abteilungen, welche Hierarchiestufen, welche Rollen betrifft das? Soll einer der Großraumbüros hierfür umgestaltet werden? Viele Gleichungen – viele Unbekannte. Ideal ist es,  wenn Firmen das neue Modell in kleinem Maßstab pilotieren und Erfahrungen sammeln können. Dann kann man es stufenweise ausbauen.

Andere Firmen hingegen haben ganz andere Voraussetzungen.  Sie sehen seit Monaten in der Pandemie weitgehend leere Büroräume und spüren die erdrückende Last dieser Fixkosten. Die Mitarbeiter scheinen im Home Office auch glücklicher zu sein. Somit befinden sich diese Firmen schon auf der Suche nach einem kleineren Büro oder sie möchten Teile der Büroflächen abstoßen bzw. untervermieten. Diese Firmen müssen kurzfristig die richtige Bürogröße wählen. Damit ist man bei der Frage nach dem richtigen „shared desk“ Anteil angekommen. Pauschal ist dies sehr schwierig zu beantworten. Es ist abhängig von vielen Faktoren wie Branche, Repräsentation (nach innen oder nach Außen), dem Kostendruck,   sowie dem „digitalisierungsgrad“ für das Home Office (Zugänglichkeit aller Dokumente aus dem Home-Office; wenn Mitarbeiter häufiger reinkommen müssen, da z.B. einige Arbeitsunterlagen nur papierhaft vor Ort verfügbar sind).

 

 

Auch die langfristige Strategie bzgl. Home-Office Regelungen ist entscheidend. Schließlich gibt es Vorgaben wie „1-2x pro Woche möchten wir euch im Büro sehen“. Viele Unternehmen haben bereits 2020 ortsunabhängige Arbeitsverträge mit entsprechenden Anwesenheitsregeln ausgearbeitet. Hier gibt es Angaben über vor-Ort Tage pro Woche oder pro Monat.

Der richtige „shared desk“ Anteil lässt sich am besten aus den vergangenen Monaten ableiten. Hier lassen sich evtl. Daten aus der Zeiterfassung statistisch aufarbeiten. Wie viele Mitarbeiter waren in den Monaten des Lockdowns im Schnitt da? Wie war es in den Sommermonaten? Es ist sinnvoller, sich nach den Sommermonaten auszurichten, wenn man Reserven haben möchte. Oft ist der Ansatz „alle die kommen wollen, müssen wir unterbringen können“. Dies muss aber nicht das oberste Gebot sein. Wenn immer genug Plätze vorhanden sind, gibt es erfahrungsgemäß eine Verdichtung an bestimmten, für die Arbeitnehmer attraktiven Wochentagen. Für den Rest der Woche ist man dann deutlich „überdimensioniert“.

Sind die Arbeitstische aber oft ausgebucht und Wartelisten sind im Gebrauch, sieht es anders aus. Hier würden viele Mitarbeiter auf weniger stark ausgebuchte Wochentage ausweichen. Mittlerweile suchen Firmen auch Wege, die Mitarbeiter mit Aktionstagen aus dem Home Office zu locken. Das sind z.B. Pizza-Tage oder Frühstück mit Catering auf Kosten der Firma. So ließe sich auch an einem bisher statistisch unbeliebten Wochentag eine höhere Anwesenheitsquote erzielen. Gibt es permanent Knappheit an allen Wochentagen, kann man davon ausgehen, dass die „Büro-Muffel“ dies als willkommene Ausrede nutzen werden, um gar nicht zu kommen.

Ein Rechenbeispiel: Angenommen, man hätte vor der vor der Pandemie 100 feste Arbeitsplätze gehabt, die nun allesamt im Desk Sharing Modell bzw. Desk Hoteling Betrieb zur Reservierung überführt werden sollen. Auch vor Corona gab es eine gewisse Unterbelegung aufgrund von Urlaub, Krankheit, Dienstreisen und flexiblen Arbeitszeiten. Typische Werte im Büro sind %5 aufgrund Krankheit und 10% aufgrund Urlaub (bei Familien mit Kindern im Schulalter konzentriert auf die Schulferien). Es gab vielleicht auch bereits Zusatzvereinbarungen für einen Tag Home Office pro Woche. Auch Tätigkeiten, die viele Einsätze außerhalb des Büros erfordern können entsprechend von Erfahrungswerten abgezogen werden. Grob würde man hier bereits auf 60-65 Plätze gehen, ohne Konflikte zu riskieren. Unterhalb von 50 riskiert man bereits Buchungskonflikte an beliebten Tagen. Bei einem Tischangebot von 30 werden Plätze richtig knapp, sobald der winterliche Lockdown mit Home-Office Pflicht vorbei ist. Wir setzten hier vereinfachend voraus, dass alle Tätigkeiten grundsätzlich, ohne Büroanwesenheit auf dem Laptop bewältigt werden können.

Es ist unmöglich, für alle Fälle die richtige Formel abzuleiten. Schließlich gibt es auch rosige Wachstumspläne oder drastische Sparpläne, die wir nicht kennen. Aber wenn man sich einem größeren Gebäude einmietet, kann man ja schnell wieder hochskalieren. Oder dem Untervermieter (Beispiele s.o.) kündigen. Vielleicht ist das der beste Tipp, um unvorhergesehene Entwicklungen zu kompensieren: kürzere Kündigungszeiten auszuhandeln und Räumlichkeiten mit Erweiterungsmöglichkeiten auszuwählen.

 


Tischordnung

Großraumbüros sind für das Desk-Sharing Modell am besten geeignet. Schließlich möchte man auch weitere Vorteile dieses Raumkonzeptes nutzen. Dazu gehören dynamische Sitzstrukturen, welche Kommunikationswege aus aktuellen Projekten und Abläufen wiederspiegeln. Als Beispiel: diese Woche muss sich ein abteilungsübergreifendes Team von 4 Personen aus Projektmanagement, HR und Qualität sich für ein Kundenaudit vorbereiten. Diese sollten die Tische so buchen können, dass sie auch zusammensitzen können.

Darüber hinaus ist eine „Durchmischung“ gewünscht. Über die zufällige Nähe zu unbekannten Kollegen, sollen auf natürliche Weise Netzwerke im Unternehmen gefördert werden. Dies schafft Synergien und schafft eine positive Atmosphäre. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Bei wenig Auslastung wird sich das sehr schnell so einstellen, dass die Mitarbeiter an den Tischen sitzen, wo sie auch vor der Umstellung zugewiesen waren. Daher lohnt es sich, das alte Layout – auch ohne Platznot – bewusst zu verändern. Bei der neuen Anordnung sollten die „Corona-Abstände“ zwischen den Sitzenden, sowie zwischen Sitzenden und vorbeigehenden Personen berücksichtigt werden. Eine Verdichtung wird schnell negativ empfunden und wird die Stimmung trüben.

Es ist durchaus sinnvoll, Ruhezonen für Tätigkeiten für konzentriertes Arbeiten (z.B. Programmieren) sowie separate Zonen für Vieltelefonierer (z.B. Vertrieb) einzurichten. Siehe dazu auch unser allgemeiner Blogbeitrag zum Thema Hot Desking.

 Telefonanlage

Ohne Weiterleitung auf das Handy wird es nicht gehen.  Das ist aber auch der Standard bei Home Office. Somit sind die meisten Mitarbeiter im Büro mit einem „Dienst-Handy“ ausgestattet. Sollten die Ausstattung mit Mobiltelefonen noch nicht erfolgt sein, sind die Kosten überschaubar. Seitdem immer mehr Mobilfunktarife nationale bzw. deutschlandweite Telefonie „Flat“ anbieten, dürfte die Bereitschaft, die privaten Handys zu nutzen, auch höher sein. Problematisch wird es bei der Telefonie ins Ausland. Dort wird man um die Ausstattung mit Firmenhandys nicht herumkommen. Das gilt aber in dem Fall auch für das Home Office.

 

Denkbar ist es, die „alten“ schnurgebundenen Festnetztelefone auf den Tischen zu lassen. Somit können die Vieltelefonierer den Tisch mit ihrem vertrauten „Festnetztelefon“ buchen. Sofern die Belegung nicht allzu hoch ist, wird man damit gut fahren. Eine andere Möglichkeit wäre es, die Telefone auf einem Sideboard im Großraumbüro in Reihe aufzustellen. Das funktioniert insbesondere mit den schnurlosen Funkmodellen gut. So können die Kollegen mit einem Namenschild ihr Telefon schnell finden, aus der Ladeschale entnehmen und für den Tag an ihren gebuchten Tisch nehmen. Umleitung deaktivieren und fertig.

 Spezielle PCs oder Arbeitsmittel

Sie haben bestimmte Profile, die nur auf bestimmten PCs arbeiten können? Beispielsweise sind die CAD Softwarelizenzen der technische Zeichner PC-gebunden. Hier können sie auf permanente Belegung gehen oder einen eigenen Tisch-Pool für die jeweiligen Gruppen anlegen. Dies lässt sich in unserer Lösung über das Layout steuern. Generell sind sie natürlich mit „Floating“ Lizenzen flexibler. Auch Notebooks, welche für das Home Office ohnehin erforderlich sind, geben mehr Freiheitsgrade.

 

 

Gibt es besondere Arbeitsmittel wie z.B. angeschlossene Messgeräte, Scanner etc., können diese über die Arbeitsplatz-Beschreibung in der Buchungssoftware angegeben werden. Mitarbeiter können diese Informationen bei ihren Buchungen berücksichtigen.

 Die „persönlichen“ Schrankinhalte, „Rollcontainer“ etc.

Die Schränke können an den Seitenwänden oder in separaten Räumlichkeiten weiterhin aufgestellt werden. Alles was an den Tisch muss, kann in einem individuell mit Büromaterial konfiguriertem Korb hingebracht werden. Zu entnehmen sind diese Körbe zu Tagesbeginn aus dem Schrank oder aus Regalen/Sideboards. Falls es dann doch mehr ist, was mit an den gebuchten Platz gehen soll, gibt es diverse Produkte wie mobile Rollcontainer oder sogenannte Büro-Caddys. Diese können als flexible Aufbewahrung unterschiedlichsten Anforderungen gerecht werden.

 


Kommunikation

Wir empfehlen Transparenz. Erläutern Sie die Vorteile und was Sie sich von dem neuen Modell für flexible Tischbuchungen versprechen. Schließlich ist ein großes, leeres Büro ohne die gewohnten Gesichter auch kein schönes Bild. Viele Kollegen sind durch den Leerstand im Büro zu Zeiten der Pandemie demoralisiert.

 

 

Erklären Sie, dass die Maßnahme die Qualität der Arbeitstage vor Ort im Büro erhöhen und die Atmosphäre verbessern soll. Insbesondere, wenn die Bürofläche drastisch verkleinert wird, machen sich Mitarbeiter sorgen. Der „alte, gewohnte“ Arbeitsplatz wird in einen Tischpool verlagert. Das könnte Gefühle wecken, als wären auch Jobs in Gefahr. Nehmen Sie diese Gefühle ernst und kommunizieren Sie pro-aktiv.

Wenn Sie kostengetrieben agieren, wird eine bessere Raumauslastung das Unternehmen von unnötigen Fixkosten befreien. Das eingesparte Geld kann für Jobsicherung, Wachstum und Ausbau von Kernkompetenzen eingesetzt werden. Die meisten Mitarbeiter sollten dieser Logik folgen können.

Einige unserer Kunden sind Firmen, die in der Pandemie gewachsen sind. Die neuen Mitarbeiter haben gar keinen Tisch zugewiesen bekommen. Sie haben ihre Probezeit praktisch im Home-Office absolviert. Dies ist der einfachste Fall und wird sicherlich eingesehen. Kurzfristig wird eine Vergrößerung der Büroflächen als nicht sinnvoll erachtet. Der Leerstand im Büro ist nicht zu übersehen. Also muss der Arbeitsplatz-Pool als neue Heimat der „neuen Kollegen“ eingeführt werden. Damit da keine Zwei-Klassen Gesellschaft beim Desk Sharing entsteht, müssen eben auch „alte Kollegen“ dazu. Hilft den neuen Kollegen auch beim Ankommen in der Präsenzwelt. Das ist vernünftig und wird hoffentlich schnell auf Akzeptanz stoßen.

Wenn sie für eine bessere Atmosphäre im Büro und die Erhöhung der Anwesenheitsquote kämpfen, dann ist das ein weiterer Fall.  Viele werden zustimmen, dass man sich in einem gut besuchten Büro wohler fühlt als in einem größeren Büro mit einsam wirkenden vereinzelten Anwesenden. Somit ist eine kontrollierte Verdichtung erforderlich. Wenn entgegen von Vorgaben wie z.B. „zweimal pro Woche“, zu wenige Mitarbeiter vor Ort sind, dann kann niemand darauf pochen, dass alle Stammplätze bis auf unbestimmte Zeit erhalten bleiben. Sie können dies als Maßnahme kommunizieren, um die Kollegen aus dem Home-Office zu locken und das Betriebsklima zu fördern. Dies könnte als temporäre oder dauerhafte Maßnahme kommuniziert werden.  Wer sich auch in der Zukunft für mehrere Tage pro Woche im Home-Office sieht, sollte hier kaum Einwände haben.

Haben wir Ihr Interesse für das Thema geweckt? Kontaktieren Sie uns.

Weitere Infos: Hot Desking: Der immer neue Arbeitsplatz