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Digitale Türschilder – die smarte und flexible Alternative

Informationen zum Thema digitale Türschilder und elektronische Tüerschilder

Jeder kennt die klassischen Papiertürschilder neben einer Tür. Man findet sie überall, im Büro, vor Konferenzräumen, in Tagungs Hotels oder Restaurants. Sie sind sozusagen „Standard“ zur Orientierung im Gebäude. Doch sind diese bedruckten Türschilder aus Papier oder Kunststoff/Metall wirklich noch zeitgemäß?
Gerade in der heutigen Zeit, in der Effizienz, aber auch Nachhaltigkeit eine zentrale Rolle spielen, sollte man sich überlegen, ob es hierfür nicht eine deutlich bessere Lösung gibt. Und die gibt es!
Digitales Türschild ist das Stichwort. Digital Signage, die digitale Beschilderung: innovativ, individuell und immer auf dem aktuellsten Stand. Während Sie bei den statischen Türschildern lediglich bei der Lokalisierung der Räume helfen, können Sie mit dynamischen Informationen den Nutzen für Ihre Organisation enorm steigern.

Ob Sie Kunden in Ihrem Bürogebäude begrüßen, Raumbuchungen und Events oder Werbung anzeigen möchten – der Fantasie sind hier keine Grenzen gesetzt. Setzt man Interaktion am Türschild voraus, ergeben sich weitere Möglichkeiten. Die Haustechnik kann z.B. Detailinformationen abrufen. Teilnehmer können sich einbuchen. Selbst der Zutritt kann über die Integration mit der Gebäudetechnik gesteuert werden.

Die Anzeigen lassen sich durch einfachste Bedienung über Funk (WLAN) oder Ethernet- bzw. LAN-Kabel (PoE Power over Ethernet) in Echtzeit koordinieren. Die Integration von führenden Office-Programmen für Reservierungen wie MS Outlook oder Google Kalender (inkl. GSuite/Google Workspace) ist kein Problem. Lassen Sie sich die aktuellen Termine aus Ihrem Kalender anzeigen, um immer auf dem neuesten Stand zu sein.

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Grundsätzliche Weichenstellungen – Beschaffung digitales Türschild Besprechungsraum

Sind sie in der Situation, in diesem Bereich eine Beschaffung zu tätigen? Kein leichtes Unterfangen. Das Angebot ist weit gefächert, es gibt viele Anbieter aus dem In-und Ausland. Jede Lösung hat für den individuellen Kunden entsprechende Vor- und Nachteile. Es gibt die grundsätzliche Frage ob e-Ink oder Tablet/Display mit Stromversorgung (USB/PoE/Ladekabel). In Mieträumen gibt es oft Vorbehalte gegen eine Installation mit Verkabelung. Das liegt aber oft daran, dass die vielfältigen Möglichkeiten der Kabelführung nicht bekannt sind. Oft ist die Lösung leichter und erfordert keine aufwändigen Unterputz- bzw. Wandarbeiten. Komplettverglaste Räumlichkeiten sprechen auch oft für e-Ink Lösungen. Auch hier gibt es Alternativen. Schon ein schmaler Rahmen oder die Raumdecke können hier zwecks Elektroinstallation genutzt werden.

Halterungsmöglichkeiten für digitale Tuerschilder am Besprechungsraum
Raum mit verglaster Innenseite – an dem Rahmen der Tür lassen sich Kabelführungen für digitale Türschilder realisieren. Es gibt diverse Halterungsmöglichkeiten für Tablets auf Glas.

Unser Anspruch: Preis-Leistungs-Sieger

Wir als Schedule Display bieten Lösungen für Android-basierte Tablets an. Diese sollten idealerweise aus dem Profi-Displaybereich kommen. Wir sind überzeugt, dass ein interaktives, vollwertiges Farbdisplay mit guter Auflösung für Raumreservierungen die beste Funktionalität bietet. Der Kunde hat die höchste Flexibilität, da er die Software wechseln kann und kundengetriebene Erweiterungen in der Funktionalität sehr schnell umsetzbar sind. Vor einer Entscheidung kann die Lösung sehr einfach mit einem Tablet aus dem Konsumbereich pilotiert werden. Somit können die unterschiedlichen Endnutzer-Typen eingebunden werden.

Vorteile e Ink Vorteile Tablet/Display Android
Einfache Montage Vollwertiges Touch-/Farbdisplay
Wartungsfreundlich (*je nach Software und wenn langfristige Verfügbarkeit der Hardware gegeben) Flexibilität bzgl. Softwareanbieter
Individuelle Anpassungen Hintergrundbild, Multi-Media
Integration externe LEDs und Sensorik
Die häufigsten Displaygrößen bei Türschildern sind 7 inch oder 10 inch, größere Displays wie 12 inch oder im Großformat erfreuen sich zunehmender Beliebtheit. Insbesondere bei Anzeigen, in denen der Überblick über alle Räume vermittelt werden soll. Sind die Korridore lang, gibt es oft folgendes Problem: Die Verfügbarkeit ist erst nach vielen Schritten, unmittelbar vor dem Display erkennbar. Hier bieten Profi-Displays mit externen LEDs für die Statusanzeige (grün/rot) eine gute Sichtbarkeit aus der Ferne. 

unterschiedliche Größen elektronische Tuerschilder  

Ein weiteres Kriterium ist, wo man die Software kauft. Nicht alle Anforderungen sind bei Projektstart bekannt. Es macht einen Unterschied, ob man bei Änderungswünschen unkompliziert auf die Softwareentwicklung zugehen kann. Je nach Konstellation hat man als Kunde vielleicht einen Händler, der kein Interesse an derartigen Kommunikationswegen hat. Idealerweise sollte der Auswahlprozess wie folgt aussehen.

Ablauf Systemauswahl:

  1. Recherche
  2. Demos und Beratungsgespräche mit der engeren Auswahl der Produkte und Hersteller
  3. Pilotierung des Favoriten (*wir bieten eine einmonatige Testphase an)
  4. Auswahl

 

Checkliste zur Anforderungsklärung:

  • Anzahl Räume inkl. geplante Erweiterungen
  • Budget?
  • Zeithorizont der Anschaffung?
  • Integrationen zu bestehenden/geplanten Kalendersystemen (O365, Microsoft Exchange, Google Workspace/GSuite, ics-basierte Lösungen z.B. Zimbra)
  • Integrationen zu bestehenden/geplanten sonstigen Systemen (RFID/NFC Chips/Türsystem/Anwesenheitssensoren)
  • Besondere Anforderungen bzgl. Sicherheit (Offline-Modus oder On Premise)
  • Besondere Anforderungen bzgl. Reporting (z.B. Nutzungsstatistiken für die Abrechnung)
  • Integrationen Besuchermanagement und Desk Sharing

 

Resource usage
Date Usage (Hours and minutes)
Mon Oct 06 2021 4 hours 20 minutes
Tue Oct 07 2021 5 hours
Wed Oct 08 2021 2 hours
Thu Oct 09 2021 3 hours
Fri Oct 10 2021 45 minutes
Weekly average: sum of total hours / no.of days * 100
Auto released meetings
Date Released bookings duration (Hours and minutes) Organizer Department
Mon Oct 06 2021 1 hours 20 minutes mustermann@scheduledisplay Development

Reportingfunktionen: Über das Reporting lassen sich wesentliche Informationen zur Auslastung und zum Nutzungsverhalten abrufen.

Elektronisches Türschild – Montage/Installation

Bei e-Ink bzw. e-paper Lösungen lässt sich das Display durch einfache und kabellose Montage an jede herkömmliche Wand, Glasscheibe oder Tür anbringen. Konkret heißt das Kleben, Anbringen von Klettband o.ä. Dies ist gerade nützlich bei vollverglasten Konferenzräumen, wo eine Anbringung eines Tablets mit Stromversorgung aus ästhetischen Gründen schwierig werden kann. Die Displays sind angenehm für die Augen und haben einen sehr geringen Energieverbrauch. Das Aufladen per USB-Kabel, z.B. über eine Powerbank wird dennoch – je nach Betriebsmodus – alle 4-8 Wochen fällig. Ausnahme Sonderfall: statisches Türschild ohne dynamische Belegungsdaten (z.B. Büro Hr. Mustermann, Kopierraum etc.). – hier sind mehrere Monate Betrieb ohne Aufladen möglich. 

Neu: Unsere Software “Meeting Room Schedule” ist nun auch als e-ink-Version verfügbar!

digitale Türschilder in E-Ink Version mit f digitale Türschilder in E-ink Version mit gebuchtem Raum

Web-admin Bereich der digitalen Türschilder in E-Ink-Version
Administration per Website (on premise möglich)

 

Bevorzugt man eine Tablet- bzw. Display-Lösung mit Stromversorgung gibt es diverse Möglichkeiten. Anschlüsse für Türschild Besprechung bzw. Konferenzraum? Strom lässt sich in der Regel von oben/unten/hinten besorgen, abhängig von der räumlichen Situation am Meetingraum und der Verfügbarkeit von Strom oder Ethernet (PoE). Es gibt vielfältige Halterungs- und Kabelführungskonzepte, die wir in diesem Blogbeitrag beschrieben haben.
Die Frage nach „selber machen“ oder alles aus einer Hand kaufen lässt sich pauschal nicht beantworten.
Abhängig von der Anzahl der Räume, ob Neubau oder Rauminstallation, Budget, Fertigkeiten der eigenen IT bzw. der Haustechnik und Vorgaben der Beschaffungsstrategie kann die Antwort anders ausfallen.

Was bietet ein digitales Türschild  im Detail?

digtales Tuerschild Meeting Room Schedule       

 

Haben Sie bisher Raumbuchungen mit Papier bewältigt? Durch die digitale Variante werden die bisher mühselig mit Papier gedruckten Schilder ersetzt und bieten damit zahlreiche Vorteile gegenüber dem Vorgänger. Neben dem Nachhaltigkeitsaspekt bezüglich Papierentfall und langer Batterielaufzeit der Displays im Batteriebetrieb können auf erster Ebene vor allem Zeit und Kosten durch eine zentrale Verwaltung und Echtzeit-Informationen eingespart werden, was zu einem deutlich effektiverem Arbeitsniveau und „Konzentration auf das Wesentliche“ führt.
Flexibilität ist ein weiterer Faktor, der sehr für die Einführung von digitalen Türschildern spricht.
Es ist sehr aufwendig, jedes Türschild ständig neu zu beschriften oder stets manuell zu prüfen, welche Räume verfügbar oder belegt sind. Mit der digitalen Variante jedoch kein Problem. Variieren oder ändern Sie die Anzeigen so oft Sie wollen in Realtime mit nur wenigen Klicks. Darstellung von aktuellen Raumbelegungen in Besprechungsräumen oder Wartezimmern ist hier Routine. Integrieren Sie Ihren Microsoft Outlook oder Google Kalender (inkl. Google Workspace bzw. ehemals GSuite) und haben Sie die aktuellen Termine und Belegungen stets parat. Ist ein digitales Türschild Outlook basiert, haben Sie die Möglichkeit, sich je nach Anwendungsfall Details über Teilnehmer und Teilnahmestatus anzeigen zu lassen. Das gleiche gilt natürlich, wenn ein digitales Türschild Exchange basiert ist (Microsoft Exchange on Premise).
Neben der Erleichterung in Verwaltung und Benutzerfreundlichkeit bieten digitale Türschilder nicht nur optisch auch einiges für die Besucher.
Das Catering kann z.B. über ein eigenes Display Informationen zu der Bewirtung abrufen.
Überblicksdisplays in der Lobby geben weitere Informationen zur Orientierung an.

 

Vorteile von elektronischen Tuerschildern
Reduziert nicht nur den Papierverbrauch, sondern auch die Arbeitszeit, die beim Anbringen und Ändern der Informationen am Besprechungsraum anfällt.

 

Digitale Türschilder  – Die Brücke zum Besuchermanagement

Über integrierte webbasierte Lösungen können Sie dem Besucher vorab Informationen bezüglich Zeitplan und Räumlichkeiten liefern oder ihn selbstverständlich auch einfach mit einer Begrüßung empfangen. Insbesondere bei Campus-Lokationen, deren Besucher sich innerhalb eines größeren Areals orientieren müssen, können weitere interaktive Navigationshilfen auf Basis von Werkspänen, Grundrissen etc. vermittelt werden. Im Besuchermanagement geht es auch darum, den Besucher auf angenehmste Weise an den Zielort innerhalb des Areals und im Gebäude heranzuführen.  

Zusätzlich ist es möglich, und das ist wohl einer der wichtigsten Aspekte in pandemischen Zeiten, aktuelle Sicherheits- und Hygienevorschriften anzeigen zu lassen, um die aktuelle Pandemie weiter einzudämmen. Mitarbeiter und Kunden können sich über ergänzende Lösungen für den Empfangsbereich registrieren, sobald sie im Gebäude sind, um damit eine entsprechende Kontaktnachverfolgung zu gewährleisten.

Besuchermanagement mit digitalen Tuerschildern

Der Zielort kann auch für einen Co-Working Kunden ein Besprechungsraum oder ein gebuchter Arbeitsplatz sein. Hier arbeitet man mit Grundrissen auf Zusatzdisplays oder webbasiert bzw. mobil. Das gibt es zunehmend auch in Unternehmen. Unter Desk Sharing, Hot Desking oder Desk Hoteling versteht man die Reservierung von Bürotischen. Hier ist man schon weit über das klassische Türschild hinausgewachsen und hat den Anspruch, den Besucher bei der Orientierung bis an seinen gebuchten Tisch zu begleiten.

 

Desk Sharing elektronisches Tuerschild

Kostenaspekte für digitale bzw. elektronische Türschilder

Nicht zuletzt ist auch der Kostenaspekt durch ein elektronisches Türschild zu erwähnen. Elektronische Türschilder sind wartungsarm und die Kosten pro Tag für deren Betreibung bewegen sich im zweistelligen Cent-Bereich, was den Umstieg von Papier auf die zeitgemäßere digitale Variante mit den zuvor erwähnten Vorteilen noch attraktiver macht. Bei der Kostenbetrachtung sind nicht nur die Kosten im Zusammenhang mit dem gedruckten Papier zu nennen. Auf den zwecks Aktualisierung zurückgelegten Laufwegen entstehen auch Personalkosten.
Weitere Zeitfresser sind Doppelbuchungen oder sonstige Konflikte aufgrund schlechter Organisation oder Unübersichtlichkeit bei Belegungsplänen. Elektronische Türschilder vermeiden diese Probleme durch Anzeigen von tagesaktuellen Raumbelegungen, Buchungsvorgängen direkt am Display oder auch das automatische Canceln einer Buchung bei Nichtnutzung, was zu einer deutlich besseren Auslastung der Räumlichkeiten führt.
Somit ist ein elektronisches Türschild nicht nur ein kostengünstiger Ersatz von statischen bzw. papierbasierten Lösungen. Die Lösungen helfen Ihnen, die Raumkapazitäten besser zu nutzen und die damit verbundenen Kosten zu senken.
Übersicht Konnektivität Outlook/Office 365/Google Workspace/.ics
Verbindungstyp bzw. Kalenderquelle Voraussetzungen bzw. Einschränkungen
Outlook digitales Türschild(Standardfall Besprechungsraum Microsoft) Raum als Ressource in O365 oder Microsoft Exchange Server on Premise angelegt (Weitere Optionen für Fortgeschrittene – Verbindung über Delegierte bzw. Service-Account)
Outlook Kalenderexport Dynamischer Kalender-Link per ics.-link. Einschränkung: keine Interaktivität am Display
Google digitales Türschild (Standardfall Besprechungsraum Google)

 

Raum (ähnlich O365) in Google Workspace (ehem. GSuite) als Ressource angelegt
Google Kalender (Persönlicher Account) Dynamischer Kalenderverknüpfung, Interaktivität gegeben. Einschränkung: kein Auto-Accept/Auto-Reject – somit Doppeltbuchungen etc. möglich, Assistenz/Sekretariat erforderlich
Ics.-link aus anderen Kalendersystemen z.B. Zimbra oder spezielle Buchungssysteme Dynamischer Kalender-Link per ics.-link. Einschränkung: keine Interaktivität am Display

 

Unsere Referenzen

Fortune Global 500 Original Design Manufacturer of ICTAward Winning Oracle Platinium Partner  “315 IT specialists, 20+ years of experience, serving the biggest companies”           Group of 8 companies dedicated to municipal services         Internationally awarded SAP partner    Collaborative workspaces for enterprise clients Managing 2 million sq.ft.

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