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Situationen, in denen Sie sich gewünscht hätten, ein Meeting Room Schedule Display von uns zu haben.

Digitale Türschilder für Besprechungsräume  werden oft als luxuriöse Raumausstattung wahrgenommen. Der Nutzen und die damit verbundenen Einsparungen sind für viele Unternehmen, die diese Produkte noch nicht im Einsatz hatten, nicht greifbar. Daher dieser Blog Post – wir wollen den Mehrwert von digitalen Anzeigen vor Besprechungsräumen mit Alltagsbeispielen verdeutlichen.

Situation 1: Die Kollegen suchen gemeinsam einen Raum

Ein 6-köpfiges Projektteam wird mit einem Kundenanruf aus dem Dornröschenschlaf geweckt. Nach dem neuen Update läuft die Software nicht mehr! Der Kunde tobt. Schnell muss eine Krisensitzung her. Der Projektleiter geht auf die Mitglieder zu; gemeinsam wird nun ein Besprechungsraum gesucht. Laut Outlook sind alle gebucht – die nahegelegenen, beliebten Räume kann man um diese Uhrzeit sowieso vergessen.  Vielleicht im Nachbargebäude? Nochmal ins Outlook…auch gebucht! Aber sind da wirklich überall Leute drin? Der Adrenalinpegel ist hoch – also läuft man gemeinsam rüber. Tatsächlich findet sich ein Raum mit einem einsamen Kollegen am Konferenztelefon. Dieser lässt sich mit Murren und Knurren zum Auflegen überreden, entschuldigt sich bei dem – wohl internationalen – Gesprächspartner in der Leitung und verlässt protestierend den Raum. Wer war das? Hoffentlich nichts Wichtigeres? War der jetzt rechtmäßig eingebucht oder hatte er sich auch reingemogelt? Egal, Hauptsache man hat den Raum erobert. Nach einer Odyssee von 15 Minuten – das Happy End.

Wer hier unternehmerisch denkt, kann schnell folgern: 80€ interner Stundensatz x 6 Mitarbeiter x 0,25 Stunden. 120€ kostet diese Suchaktion und irgendein Stundenkonto wird damit belastet. Das sind: „Eh da Kosten“! So mögen viele denken. Doch wäre es nicht besser gewesen, wenn die Kollegen gleich einen Raum gefunden hätten?

Was haben jetzt die Displays damit zu tun? Räume werden in Outlook gebucht und dort nur angezeigt. Ist das nicht so? Die Wahrheit ist, die Displays erhöhen die verfügbare Raumkapazität um ca. 20%. Wie bitte? Wie soll das gehen? Das geht mit dem Check-in bzw. Freigabe-Knopf am Display. Statistisch sind 15%-20% der Raumbuchungen sogenannte „Zombie-Meetings“. Sie finden nicht statt, der Raum wird aber nicht freigegeben. Das liegt z.B. daran, dass der Organisator der Besprechung krank ist.  Oder man hofft, dass der wichtigste Teilnehmer, der in einer anderen Besprechung festhängt, doch noch kommt. Man möchte sich eben alle Möglichkeiten offen halten. Die Kollegen sind mündlich informiert und kommen dann nicht. Nach 20 Minuten ist die letzte Hoffnung gestorben, es wird einen neuen Termin geben. Der Raum ist nach wie vor reserviert. Und leer. Für Händeringend-im-Outlook-Suchende nicht verfügbar. Der „verfallene“ Outlook-Termin wird in der Regel nach Stunden oder sogar Tagen überarbeitet. Hier kommt die Lösung Meeting Room Schedule ins Spiel. Wenn niemand kommt, wird der Raum nach einer Kulanz von z.B. 10 Minuten automatisch freigegeben. Wird vor Ort am Display per Knopfdruck eincheckt, ist alles in Ordnung.

Ein anderes Beispiel für verlorene Raumkapazität: Kommt der Kunde aus der Ferne, wird großzügig gebucht. Aus Erfahrung weiß man: kommt ein Stau dazwischen, fängt die Besprechung eine Stunde später an. Gemeinsames Mittagessen steht evtl. auch an. Obwohl man das im Vorfeld gar nicht abgeklärt hat. So entstehen Buchungen wie etwa 9:00-13:00. Dabei kommt es oft vor, dass man um 11:00 fertig ist. Der Kunde möchte lieber weiterfahren. Die Gastgeber sind erleichtert, aber der Raum wird in der Regel nicht im Outlook freigegeben und steht 11:00-13:00 leer. Wenn der Gastgeber bei der Verabschiedung den Freigabe-Knopf am Display drückt, dann schon. Das wird schon eher gemacht.

Spätestens, wenn die Rufe nach mehr Raumkapazität unangenehm laut werden, haben Unternehmen mit „echten Kosten“ zu tun. Neue Räume müssen angemietet, umgebaut und eingerichtet werden. Das sind dann keine „Eh da Kosten“.

Situation 2: Die Vieltelefonierer kreisen im Großraumbüro

Sie haben wieder einmal mehrere Kollegen mit mobilen Telefonen, die im Großraumbüro auf- und abgehen. Dahinter steckt oft das Bedürfnis, durch den Ortswechsel die Lärmbelastung auf „mehrere Schultern“ zu verteilen. Die Vieltelefonierer wissen, dass sie die Nerven der Kollegen strapazieren und versuchen, den bösen Blicken aus dem Weg zu gehen. Eine weitere Motivation für dieses Auf- und Abgehen ist das Bedürfnis, Mithörer zu vermeiden. Wenn andere Kollegen von Anfang bis Ende das Gespräch verfolgen, würden etwaige Probleme oder Schwächen transparent werden.

Diese Kollegen versuchen ihren Kunden etwas zu erklären, während sie hin- und wieder die Besprechungsräume abklopfen. Wenn die Türen blickdicht sind, müssen Sie quasi den Kopf reinstecken und stören die laufende Besprechung. Wenn sie Glück haben ist der Raum leer, s. „Zombie-Meetings“ – erklärt s. oben „Die Kollegen suchen gemeinsam einen Raum“. Wie lange das Glück anhält, hängt davon ab, wann die „rechtmäßigen Besitzer“ mit regulärer Outlook-Buchung reinkommen. Oder bis eine mehrköpfige Gruppe auftaucht, die mit Nachdruck spontan Räume sucht…

Es ist für manche schwer zu akzeptieren, aber Besprechungsräume werden heutzutage nicht nur für Sitzungen im klassischen Sinne genutzt. Es gibt immer mehr Telko’s und die Vieltelefonierer in Großraumbüros nutzen Sie, um den Lärmpegel für die Kollegen abzumildern. In vielen Firmen werden hierfür Telefonzellen bzw. „Smartphone Cubes“ für das Büro eingesetzt. Ansonsten wird der Besprechungsraum entsprechend genutzt. Oft sitzen da 1-2 Mitarbeiter an der Konferenzspinne. Die Lösung „Meeting Room Display“ hilft hier, die freien Raumkapazitäten zu schaffen und Buchungskonflikte zu vermeiden. Über die Check-in/Auto-Release Funktion werden bis zu 20% mehr Raumkapazität geschaffen. Die Book Room Funktion erlaubt es den telefonierenden Kollegen, an dem digitalen Türschild bzw. am Tablet im Eingangsbereich der Räume eine kurze sogenannte „walk-in“ Buchung vorzunehmen. Diese Art der Buchung wird mit 15, 30, 45 oder einer maximalen Dauer von einer Stunde am Touch-Display angeboten – sofern der gewünschte Zeitraum verfügbar ist. Ist das Telefonat schneller vorbei als gedacht, kann die Buchung auch wieder vom Tablet gelöscht werden.

Fassen wir zusammen: die Lärmbelastung im Großraumbüro wird gesenkt, die Konflikte zwischen gebuchten sowie nicht gebuchten Raumnutzern entstehen erst gar nicht. Die Raumbelegung ist eindeutig auf dem Display zu erkennen. Der verfügbare Zeitraum bis zur nächsten regulären Raumbuchung ist sichtbar. Kurzfristige Raumreservierungen für dringende Themen oder Telefonkonferenzen können direkt am Raumeingang erfolgen.

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