Es ist ein Kulturwandel im Büro. Weg von fest zugewiesenen Schreibtischen hin zu einer dynamischen Sitzorganisation mit Selbstbedienung – einem Smart Office. Offenbar scheinen die Homeoffice-Erfahrungen, die Unternehmen durch die Pandemie machen, und der bevorstehende Normalisierungsprozess diese Veränderung voranzutreiben.

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Was sind die treibenden Kräfte dahinter? Warum erscheint es wesentlich relevanter als noch vor ein paar Jahren? Einige Unternehmen sind während der Corona-Zeiten gewachsen, sie haben viele neue Mitarbeiter, die ihre Jobs im Homeoffice angetreten haben. Sie werden keinen eigenen Schreibtisch haben, es sei denn, neue Büroräume werden geschaffen. Aber der Zeitpunkt ist ungewiss und neue Lockdowns werden als höchst möglich angesehen. Die Schaffung neuer Büroflächen ist heutzutage langsam, teuer und zu riskant. Auch wenn diese Unternehmen alle bitten würden, ins Büro zurückzukehren, brauchen sie dennoch eine Lösung für die Übergangsphase. Sie haben mehr Mitarbeiter als Schreibtische. Diesen Engpass müssen sie bewältigen.

Wenn man sich Mitarbeiterbefragungen ansieht, wollen die meisten Mitarbeiter nicht wieder zu 100% im Büro präsent sein. Mehr als 90% der Angestellten freuen sich auf einen „hybriden“ Office-Modus, sind 2-3 im Büro präsent und bleiben für den Rest der Woche zu Hause. Es wird schwer, dies zu überstimmen. Alle haben gelernt, dass die Produktivität während der Homeoffice-Monate im Lockdown nicht stark zurückgegangen ist und Unternehmen nicht zusammengebrochen sind. Diese Form der Work-Life-Flexibilität scheint Teil der Anreize zu sein, die ein attraktiver Arbeitgeber haben muss.

In der Homeoffice-Zeit scheint man sich auch bewusst zu werden, dass sich die Kommunikation mehr an Projekten und weniger an klassischen Hierarchien und Abteilungen orientiert. Der natürliche Betriebsfluss und Kundenprojekte schreien nach dynamischeren Sitzanordnungen in den zukünftigen „hybriden“ Büroräumen. Dies wurde durch die Belegung von Besprechungsräumen in der Vergangenheit geregelt. Meetings wurden zu Workshops ausgeweitet und lange Arbeitssitzungen waren nötig, um etwas zu erledigen, ohne Zeit an Abteilungsgrenzen zu verlieren. Mit Hot Desking kann die Sitzordnung von den Teams autonom verwaltet werden, was weniger Besprechungsfläche beansprucht und mehr Synergien der Präsenztage schafft.

Ein weiterer Vorteil für Unternehmen ist das Sparen. In einer klassischen Büroumgebung mit dedizierten Schreibtischen werden in der Regel 70 % der Schreibtische genutzt. Grund sind Krankheit, Dienstreisen und arbeitsfreie Tage. Da Homeoffice mittlerweile allgemein akzeptiert ist, ermöglicht die Flexibilität des Hot Deskings Unternehmen eine höhere Auslastung. Weniger Bürofläche, weniger damit verbundene Kosten.

Dabei gibt es Einschränkungen. Zum Beispiel, wenn der Betrieb Zugriff auf physische Papierdokumente benötigt oder Schreibtische nicht durch Ausrüstung für spezielle Aufgaben ersetzt werden können. Es ist möglich, dass der hochkonzentrierte Programmierer mehr unter den Ablenkungen durch sich ändernde Umgebungen leidet als diejenigen, die kommunikations- und dokumentationsbasierte Rollen haben. Manager haben gerne dedizierte Schreibtische als Privileg. Aber was ist, wenn sie 2-3 Tage die Woche im Homeoffice sind? Haben Sie schon von Reverse-Hoteling gehört? Dieses Konzept ermöglicht es Ihnen, dedizierte Schreibtische temporär für andere Mitarbeiter zu belegen und so die Kapazität Ihrer buchbaren Büroflächen zu erhöhen.

Hot Desking scheint eine Win-Win-Situation für Unternehmen und Mitarbeiter zu sein. Das Smart Office scheint zum Greifen nah. Und Hot Desking wird nach Covid-19 zu einem elementaren Bestandteil des Normalisierungsprozesses. Während der Verlust der personalisierten Arbeitsumgebung vor der Pandemie als Kehrseite des Desksharings angesehen wurde, scheint die Diskussion abgeklungen und von den Vorteilen in den Schatten gestellt zu sein.

Lassen Sie uns die Definitionen klarstellen. Es gibt Desk Sharing, Desk Hoteling und Hot Desking. Desksharing ist zwar weniger verbreitet, impliziert jedoch einen allgemeineren Begriff. Es umfasst die beiden anderen Konzepte. Desk Hoteling sollte ein Reservierungssystem haben; Hot Desking beinhaltet eine Auswahl am Schreibtisch bei der Ankunft. Heute werden alle drei Begriffe synonym verwendet und nach dem Digitalisierungsschub durch Covid-19 sucht jeder nach einem Reservierungssystem.
Das Reservierungssystem ermöglicht die Abstandskontrolle durch das Aktivieren und Deaktivieren von Schaltern. Bei einem positiven Corona-Fallbericht unter Tischbuchern können Administratoren anhand der Tischkalender der letzten Tage nachvollziehen, wer in der Nähe saß.

Ein gemeinsam genutzter Schreibtisch ist eine Büroressource, die wie ein Besprechungsraum verwaltet werden muss. Normalerweise wird der Besprechungsraum in 0365 oder Google Workspace erstellt und kann durch Einladung für ein bestimmtes Zeitfenster reserviert werden.

Ein Besprechungsraum wird unter Berücksichtigung der Sitzkapazität, des Standorts und der Gesamtattraktivität im Vergleich zum verfügbaren Zeitfenster ausgewählt. Die Buchung von Schreibtischen ist ähnlich, erfordert jedoch eine andere Sichtweise. Mitarbeiter müssen den Grundriss sehen, um einen Schreibtisch auszuwählen. Sie müssen sich in Teams mit geringen Abständen organisieren. Die Auswahl eines Schreibtisches erfolgt nach Standort, Entfernung zu anderen, die reserviert haben oder in der Nähe reservieren möchten, und Gesamtattraktivität. Die Gesamtattraktivität kann Licht, Abstand, Ausstattung am Schreibtisch oder in der Nähe, Ausrichtung des Schreibtisches usw. umfassen.

1. grau: Schreibtische für Social Distancing oder feste Arbeitsplätze deaktivieren
grün: Buchung möglich || rot: Ganztagesbuchungen || halb rot/halb grün: Halbtagesbuchungen
2. Schwebende Taste: Wechsel zwischen mehreren Etagen
3. erster Button: zum nächsten Tag springen
zweite Taste: zum zukünftigen Datum springen