Gerade Zu Zeiten von Corona bzw. COVID19 müssen diverse Restriktionen und Sicherheitsmaßnahmen bezüglich der Eindämmung der Pandemie beachtet werden, was den unbeschwerten Gang ins Büro für Ihre Mitarbeiter enorm erschwert. In kleineren Büros möchte man allein sein und in Großraumbüros ist nur ein Bruchteil der Plätze freigegeben. Ist kein Tool gegeben, erfordert dies diverse Abstimmungen mit Kollegen. Hierzu wird gechattet, telefoniert und es werden Emails geschrieben. Und wenn sich die Pläne ändern? Möchten die Kollegen vielleicht tauschen? Eine erneute Abstimmungsrunde…
Kurzfristig einen Raum oder Arbeitsplatz buchen kann eine zeitintensive Aktivität werden. Mit einem digitalen Raumbuchungssystem beziehungsweise einem modernen Desk Sharing System können Sie diesen Zeitfressern ganz einfach aus dem Weg gehen.
Mit der Desk Sharing Software können Sie sich ganz einfach über Displays vor Ort, aber auch mobil über Ihr Smartphone, ein Bild über verfügbare Plätze und die Auslastung des Gebäudes in Real-Time verschaffen. Anschließend können Sie sich für die Ihnen gewünschten Zeiten über die Software einbuchen oder auch schon für zukünftige Termine einen Raum oder Arbeitsplatz reservieren. In der Pandemie hat man sich generell an eine bessere Parkplatzsituation bei der Arbeit gewohnt. Es gibt aber auch Ausnahmen. Somit können neben Arbeitsplätzen analog Parkplätze reserviert werden.
Das Hauptfeature des Buchungssystems ist die Arbeitsplatz Reservierung oder Raumbuchung über Outlook, Microsoft Office365, Microsoft Exchange oder Google Workspace (ehemals GSuite). Durch einfache Kalenderintegration sind Sie immer auf dem neuesten Stand und haben alle wichtigen Termine und Veranstaltungen im Blick, was die Arbeitsplatzverwaltung enorm erleichtert und somit auch Effizienz und Produktivität steigert.
Kapazitäten von Arbeitsplätzen werden dadurch deutlich besser genutzt. Natürlich können Sie mit Hilfe des Systems auch schon die nächsten Wochen planen, wodurch Sie sich ihre Zeit optimal und effizient einteilen können.
Sind Ihnen Halbtages- und Tagesbuchungen ausreichend, kann auf die Integration mit 0365/Google verzichtet werden. Unser System verwaltet die Termine in diesem Fall. Nach erfolgter Buchung bekommt man eine E-Mail mit der Sie die Reservierungen in Ihren Outlook- oder Google Kalender exportieren können. Auch auf der Buchungsseite haben Sie stets mit der Anzeige von „Meine Buchungen“ den Überblick.
Die Buchung läuft in der Regel so ab, dass Sie Standort und Tag festlegen. Visuell lassen sich die freien Tische an Rot/Grün-Färbung in dem Raumlayout bereits erkennen. Durch zusätzliche Farbcodierung wird sogar ersichtlich ob ein Tisch vormittags oder nachmittags belegt ist. Man kann sich an dem Grundriss oder den existierenden Buchungen orientieren. Die Buchungen der Kollegen sind mit Namen aufgeführt. Auswählen und Bestätigen – fertig. Gibt es besondere Anforderungen an den Arbeitsplatz, können diese über Zusatzinformationen abgerufen werden (z.B. Zwei Monitore oder tätigkeitsspezifische Ausrüstung). Auch Bilder können hinterlegt werden.
Manchmal landet man an einem Standort oder Stockwerk, wo man sich nicht auskennt. Hier helfen Grundrisspläne auf lokalen Displays oder auf dem Smartphone. Dort lässt sich der gebuchte Platz lokalisieren. Die lokalen Displays übernehmen neben dem Wegweiser auch Funktionen wie Spontanbuchungen vor Ort.
Ist man auf den letzten Metern angekommen, gibt es weitere Konzepte um die Plätze anzuzeigen. Optionale Mini-Displays zeigen den Buchungsstatus – ähnlich einem digitalen Türschild – an.
Oft passiert es auch, dass Kollegen Räume oder Arbeitsplätze im Voraus buchen und diese somit nicht zur Verfügung stehen, sich später aber doch für einen anderen Tag entscheiden und vergessen die Buchung zu stornieren. Dies passiert nicht mit einem digitalen Buchungssystem, da hier über Check-In & Check-Out das System immer weiß, ob der Arbeitsplatz wirklich genutzt wird. Ist dies nicht der Fall, wird er nach kurzer Zeit wieder freigegeben (*beta in Hot Desking).
Wollen Sie neben einem bestimmten Kollegen arbeiten, wissen aber nicht wo dieser sich befindet? Auch hier bietet das digitale Arbeitsplatz-Buchen eine smarte Lösung. Lassen Sie sich anzeigen, wann sich der Kollege an welchem Arbeitsplatz befindet und buchen Sie den Platz nebendran. Teamwork und Kooperation werden hierdurch natürlich gesteigert (*beta in Hot Desking).
Oftmals kann es auch passieren, dass Sie zu viele Termine im Kopf haben und dadurch gegebenenfalls Ihre Buchung vergessen, weswegen Sie eine Erinnerung einrichten können und damit automatisch erinnert werden. Dies wir über Outlook gewährleistet, sofern Sie den Termin importiert haben.
Das Management wiederum hat ganz andere Sorgen. Hier geht es um Reporting. Wie entwickeln sich die Anwesenheitsstatistiken? Werden die Vorgaben bezüglich der Vor-Ort-Tage erfüllt? Wer kommt aus dem Home-Office gar nicht mehr raus? Wie kann man für eine gleichmäßige vor Ort Präsenz aller Mitarbeiter sorgen? Diese Aussagen sind über die Auswertungen zu bekommen.
Selbstverständlich sind im Vorfeld einer Beschaffung auch grundsätzliche Überlegungen zum Desk Sharing sowie zu organisatorischen Herausforderungen erforderlich.
Features von Hot Desking:
Für Besprechungsräume haben wir eine Lösung, die ähnlich der Arbeitsplatzreservierung auf Outlook oder Gmail bzw. Google Calendar aufsetzt. Die gewohnte Buchungsfunktionalität steht über Microsoft Outlook auf dem PC oder auf mobilen Endgeräten zur Verfügung. Die Mitarbeiter sind zumeist mit dem Terminplanungs-Assistenten oder der Raumsuche in Outlook vertraut. Die Android-basierten Displays an der Wand komplettieren die Funktionalität über Anzeigen und interaktiven Funktionen wie Buchen, Check-in, Auto-Release (automatische Freigabe bei nicht erfolgtem Check-in) oder der manuellen Freigabe bei vorzeitigem Ende der Besprechung.
Im Hintergrund wirken Systeme wie 0365 von Microsoft oder Google Workspace, in denen die Räume als Ressourcen angelegt sind. Die Räume haben neben einer Email auch automatisiertes Antwortverhalten. So werden Doppelbuchungen vermieden und festgelegt, wer überhaupt buchen darf.
Das Bindeglied zwischen Raumreservierung (Verwaltung von Ressourcen) und Arbeitsplatzreservierung sind die Layout-Ansichten. Dort lassen sich Informationen kombiniert darstellen.
Die Funktionalität muss nicht auf Räume beschränkt sein. Alle Ressourcen für die eine Reservierung erforderlich ist, können in so einem System verwaltet werden. Dazu gehören Firmenfahrzeuge, Projektoren, Werksfahrräder, Ausrüstung für besondere Einsätze, Laborplätze oder Prüfstände. Allerdings haben all diese Unternehmensressourcen besondere Anforderungen.
Eine typische Anforderung ist z.B. bei Prüfständen die Rüstzeit. Es kann systemisch oder manuell berücksichtigt werden. Hier sind je nach betrieblichen Erfordernissen zusätzliche Festlegungen erforderlich, welche bekannt sein müssen. Das Problem gibt es übrigens auch im einfachen Fall der Besprechungsräume. Diese Situation werden die meisten Leser vor Augen haben: Es gibt etwas im Raum vorzubereiten aber man kommt nicht rein, weil die Vorgänger ihre Zeit voll ausschöpfen. Typische Beispiele sind Umstellen der Sitzordnung, Aufstellen eines Flipchart, Videoeinwahl etc. Ein verspäteter Start ist auf jeden Fall vorprogrammiert.
Es gibt einfache Anwendungsfälle, da ist eine Shared Calendar Lösung in Outlook ausreichend. Sind diese Objekte jedoch häufig gefragt und Reservierungen stets mit Konflikten und Problemen behaftet, lohnt sich eine Erweiterung der Funktionalität unter Berücksichtigung der relevanten Prozesse und Reservierungsregeln.
Sofern sich die eine oder andere Anforderung in unserer Lösung nicht ausreichend erfüllt ist, sind wir gerne bereit, die Anforderung für unsere Kunden umzusetzen. Unsere interaktiven Displays vor Ort können viele dieser Konflikte oder Probleme lösen. Das Catering ist ein typisches Beispiel für Prozesse, die begleitend zur Reservierung laufen müssen. Bei Kunden oder Bewerbungsgesprächen möchte man als Gastgeber z.B. die Aufgaben für die Bewirtung mit eingeben. Das Personal in der Kantinenküche hat aber keinen typischen PC-Arbeitsplatz und würde gerne die Versorgung der Gäste auf einem Touch-Display verfolgen.
Auch bei Raum- und Ressourcenreservierungen gibt es ein besonders Interesse am Reporting. Wie weit ist man noch vom Kapazitätslimit entfernt? Muss man die Nutzung einiger Benutzergruppen einschränken? Welche Abteilung nutzt die Ressource besonders intensiv? Im Co-Working oder bei Räumen, die zwischen mehreren Firmen geteilt werden, wird eine sehr genaue Abrechnung angestrebt.
Die Lösung zur Arbeitsplatzreservierung lässt sich isoliert einsetzen. Was ist aber bei externen Gästen z.B. Mitarbeiter von Fremdfirmen zu beachten. Diese sollten durch einen internen Mitarbeiter eingeladen und registriert werden. Sie bekommen per E-Mail alle Details zu ihrem Besuch und müssen idealerweise den reservierten Tisch oder Raum nicht mühselig suchen. Hierfür sind wieder interaktive Grundrisse beigefügt.
Beim Empfang ist ein Abgleich mit der Voranmeldung bzw. die Eingabe von Daten über ein Kiosk-System vorgesehen. Dort können auch Besucherrichtlinien, Informationen zum Brandschutz o.ä. zur Bestätigung angezeigt werden. Der Gastgeber wird benachrichtigt, wenn der Gast eingetroffen ist.
