Jeder kennt die klassischen Papiertürschilder neben einer Tür. Man findet sie überall, im Büro, vor Konferenzräumen, in Tagungs Hotels oder Restaurants. Sie sind sozusagen „Standard“ zur Orientierung im Gebäude. Doch sind diese bedruckten Türschilder aus Papier oder Kunststoff/Metall wirklich noch zeitgemäß?
Gerade in der heutigen Zeit, in der Effizienz, aber auch Nachhaltigkeit eine zentrale Rolle spielen, sollte man sich überlegen, ob es hierfür nicht eine deutlich bessere Lösung gibt. Und die gibt es!
Digitales Türschild ist das Stichwort. Digital Signage, die digitale Beschilderung: innovativ, individuell und immer auf dem aktuellsten Stand. Während Sie bei den statischen Türschildern lediglich bei der Lokalisierung der Räume helfen, können Sie mit dynamischen Informationen den Nutzen für Ihre Organisation enorm steigern.
Ob Sie Kunden in Ihrem Bürogebäude begrüßen, Raumbuchungen und Events oder Werbung anzeigen möchten – der Fantasie sind hier keine Grenzen gesetzt. Setzt man Interaktion am Türschild voraus, ergeben sich weitere Möglichkeiten. Die Haustechnik kann z.B. Detailinformationen abrufen. Teilnehmer können sich einbuchen. Selbst der Zutritt kann über die Integration mit der Gebäudetechnik gesteuert werden.
Die Anzeigen lassen sich durch einfachste Bedienung über Funk (WLAN) oder Ethernet- bzw. LAN-Kabel (PoE Power over Ethernet) in Echtzeit koordinieren. Die Integration von führenden Office-Programmen für Reservierungen wie MS Outlook oder Google Kalender (inkl. GSuite/Google Workspace) ist kein Problem. Lassen Sie sich die aktuellen Termine aus Ihrem Kalender anzeigen, um immer auf dem neuesten Stand zu sein.
Sind sie in der Situation, in diesem Bereich eine Beschaffung zu tätigen? Kein leichtes Unterfangen. Das Angebot ist weit gefächert, es gibt viele Anbieter aus dem In-und Ausland. Jede Lösung hat für den individuellen Kunden entsprechende Vor- und Nachteile. Es gibt die grundsätzliche Frage ob e-Ink oder Tablet/Display mit Stromversorgung (USB/PoE/Ladekabel). In Mieträumen gibt es oft Vorbehalte gegen eine Installation mit Verkabelung. Das liegt aber oft daran, dass die vielfältigen Möglichkeiten der Kabelführung nicht bekannt sind. Oft ist die Lösung leichter und erfordert keine aufwändigen Unterputz- bzw. Wandarbeiten. Komplettverglaste Räumlichkeiten sprechen auch oft für e-Ink Lösungen. Auch hier gibt es Alternativen. Schon ein schmaler Rahmen oder die Raumdecke können hier zwecks Elektroinstallation genutzt werden.
Wir als Schedule Display bieten Lösungen für Android-basierte Tablets an. Diese sollten idealerweise aus dem Profi-Displaybereich kommen. Wir sind überzeugt, dass ein interaktives, vollwertiges Farbdisplay mit guter Auflösung für Raumreservierungen die beste Funktionalität bietet. Der Kunde hat die höchste Flexibilität, da er die Software wechseln kann und kundengetriebene Erweiterungen in der Funktionalität sehr schnell umsetzbar sind. Vor einer Entscheidung kann die Lösung sehr einfach mit einem Tablet aus dem Konsumbereich pilotiert werden. Somit können die unterschiedlichen Endnutzer-Typen eingebunden werden.
| Vorteile e Ink | Vorteile Tablet/Display Android |
| Einfache Montage | Vollwertiges Touch-/Farbdisplay |
| Wartungsfreundlich (*je nach Software und wenn langfristige Verfügbarkeit der Hardware gegeben) | Flexibilität bzgl. Softwareanbieter |
| Laden ist selten erforderlich: Akku reicht je nach Häufigkeit der Kalender-Updates mehrere Wochen bis mehrere Monate | Individuelle Anpassungen Hintergrundbild, Multi-Media |
| Integration externe LEDs und Sensorik |
Ein weiteres Kriterium ist, wo man die Software kauft. Nicht alle Anforderungen sind bei Projektstart bekannt. Es macht einen Unterschied, ob man bei Änderungswünschen unkompliziert auf die Softwareentwicklung zugehen kann. Je nach Konstellation hat man als Kunde vielleicht einen Händler, der kein Interesse an derartigen Kommunikationswegen hat. Idealerweise sollte der Auswahlprozess wie folgt aussehen.
Ablauf Systemauswahl:
Checkliste zur Anforderungsklärung:
| Resource usage | |
| Date | Usage (Hours and minutes) |
| Mon Oct 06 2021 | 4 hours 20 minutes |
| Tue Oct 07 2021 | 5 hours |
| Wed Oct 08 2021 | 2 hours |
| Thu Oct 09 2021 | 3 hours |
| Fri Oct 10 2021 | 45 minutes |
| Weekly average: sum of total hours / no.of days * 100 | |
| Auto released meetings | |||
| Date | Released bookings duration (Hours and minutes) | Organizer | Department |
| Mon Oct 06 2021 | 1 hours 20 minutes | mustermann@scheduledisplay | Development |
Reportingfunktionen: Über das Reporting lassen sich wesentliche Informationen zur Auslastung und zum Nutzungsverhalten abrufen.
Bei e-Ink bzw. e-paper Lösungen lässt sich das Display durch einfache und kabellose Montage an jede herkömmliche Wand, Glasscheibe oder Tür anbringen. Konkret heißt das Kleben, Anbringen von Klettband o.ä. Dies ist gerade nützlich bei vollverglasten Konferenzräumen, wo eine Anbringung eines Tablets mit Stromversorgung aus ästhetischen Gründen schwierig werden kann. Die Displays sind angenehm für die Augen und haben einen sehr geringen Energieverbrauch. Das Aufladen per USB-Kabel, z.B. über eine Powerbank wird dennoch – je nach Betriebsmodus – alle 4-8 Wochen fällig. Ausnahme Sonderfall: statisches Türschild ohne dynamische Belegungsdaten (z.B. Büro Hr. Mustermann, Kopierraum etc.). – hier sind mehrere Monate Betrieb ohne Aufladen möglich.
| Inhalt/ Anzeige | Dynamisch (z.B. Konferenzraum)/ Statisch (z.B. Kopierraum) Orientierung Porträt/ Landscape |
| Kalender-Integration | Microsoft 0365
Google Workspace/ .ics geplant |
| Dimensionen | 118x66x10 mm |
| Display | 4,7‘‘, 235 ppi |
| Batterielaufzeit | 4+ Wochen mit 15 min refresh cycle,
über 2 Jahre bei 1x Update pro Tag |
| Montage | Doppelter Klettverschluss, Schrauben mit Z-Schiene, Klemmen |
| Interaktion | Via Outlook PC/ Mobile/ (eigene Web App geplant) |
| Administration | Web Server |
Bevorzugt man eine Tablet- bzw. Display-Lösung mit Stromversorgung gibt es diverse Möglichkeiten. Anschlüsse für Türschild Besprechung bzw. Konferenzraum? Strom lässt sich in der Regel von oben/unten/hinten besorgen, abhängig von der räumlichen Situation am Meetingraum und der Verfügbarkeit von Strom oder Ethernet (PoE). Es gibt vielfältige Halterungs- und Kabelführungskonzepte, die wir in diesem Blogbeitrag beschrieben haben.
Die Frage nach „selber machen“ oder alles aus einer Hand kaufen lässt sich pauschal nicht beantworten.
Abhängig von der Anzahl der Räume, ob Neubau oder Rauminstallation, Budget, Fertigkeiten der eigenen IT bzw. der Haustechnik und Vorgaben der Beschaffungsstrategie kann die Antwort anders ausfallen.
Haben Sie bisher Raumbuchungen mit Papier bewältigt? Durch die digitale Variante werden die bisher mühselig mit Papier gedruckten Schilder ersetzt und bieten damit zahlreiche Vorteile gegenüber dem Vorgänger. Neben dem Nachhaltigkeitsaspekt bezüglich Papierentfall und langer Batterielaufzeit der Displays im Batteriebetrieb können auf erster Ebene vor allem Zeit und Kosten durch eine zentrale Verwaltung und Echtzeit-Informationen eingespart werden, was zu einem deutlich effektiverem Arbeitsniveau und „Konzentration auf das Wesentliche“ führt.
Flexibilität ist ein weiterer Faktor, der sehr für die Einführung von digitalen Türschildern spricht.
Es ist sehr aufwendig, jedes Türschild ständig neu zu beschriften oder stets manuell zu prüfen, welche Räume verfügbar oder belegt sind. Mit der digitalen Variante jedoch kein Problem. Variieren oder ändern Sie die Anzeigen so oft Sie wollen in Realtime mit nur wenigen Klicks. Darstellung von aktuellen Raumbelegungen in Besprechungsräumen oder Wartezimmern ist hier Routine. Integrieren Sie Ihren Microsoft Outlook oder Google Kalender (inkl. Google Workspace bzw. ehemals GSuite) und haben Sie die aktuellen Termine und Belegungen stets parat. Ist ein digitales Türschild Outlook basiert, haben Sie die Möglichkeit, sich je nach Anwendungsfall Details über Teilnehmer und Teilnahmestatus anzeigen zu lassen. Das gleiche gilt natürlich, wenn ein digitales Türschild Exchange basiert ist (Microsoft Exchange on Premise).
Neben der Erleichterung in Verwaltung und Benutzerfreundlichkeit bieten digitale Türschilder nicht nur optisch auch einiges für die Besucher.
Das Catering kann z.B. über ein eigenes Display Informationen zu der Bewirtung abrufen.
Überblicksdisplays in der Lobby geben weitere Informationen zur Orientierung an.
Zusätzlich ist es möglich, und das ist wohl einer der wichtigsten Aspekte in pandemischen Zeiten, aktuelle Sicherheits- und Hygienevorschriften anzeigen zu lassen, um die aktuelle Pandemie weiter einzudämmen. Mitarbeiter und Kunden können sich über ergänzende Lösungen für den Empfangsbereich registrieren, sobald sie im Gebäude sind, um damit eine entsprechende Kontaktnachverfolgung zu gewährleisten.
Der Zielort kann auch für einen Co-Working Kunden ein Besprechungsraum oder ein gebuchter Arbeitsplatz sein. Hier arbeitet man mit Grundrissen auf Zusatzdisplays oder webbasiert bzw. mobil. Das gibt es zunehmend auch in Unternehmen. Unter Desk Sharing, Hot Desking oder Desk Hoteling versteht man die Reservierung von Bürotischen. Hier ist man schon weit über das klassische Türschild hinausgewachsen und hat den Anspruch, den Besucher bei der Orientierung bis an seinen gebuchten Tisch zu begleiten.
| Übersicht Konnektivität Outlook/Office 365/Google Workspace/.ics | |
| Verbindungstyp bzw. Kalenderquelle | Voraussetzungen bzw. Einschränkungen |
| Outlook digitales Türschild(Standardfall Besprechungsraum Microsoft) | Raum als Ressource in 0365 oder Microsoft Exchange Server on Premise angelegt (Weitere Optionen für Fortgeschrittene – Verbindung über Delegierte bzw. Service-Account) |
| Outlook Kalenderexport | Dynamischer Kalender-Link per ics.-link. Einschränkung: keine Interaktivität am Display |
| Google digitales Türschild (Standardfall Besprechungsraum Google)
|
Raum (ähnlich 0365) in Google Workspace (ehem. GSuite) als Ressource angelegt |
| Google Kalender (Persönlicher Account) | Dynamischer Kalenderverknüpfung, Interaktivität gegeben. Einschränkung: kein Auto-Accept/Auto-Reject – somit Doppeltbuchungen etc. möglich, Assistenz/Sekretariat erforderlich |
| Ics.-link aus anderen Kalendersystemen z.B. Zimbra oder spezielle Buchungssysteme | Dynamischer Kalender-Link per ics.-link. Einschränkung: keine Interaktivität am Display |
