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Sign in & Visitor Register: Das Besuchermanagement, das mehr als nur Besucher kann

Hintergrund-Informationen über digitales Besuchermanagement

Vorab: Sie werden überrascht sein. Was als Lösung für digitales Besuchermanagement angeboten wird, kann heutzutage viel mehr! Es sind viele Prozesse, die im Empfangsbereich gebündelt waren, nun auch digital zu unterstützen. Aufgrund der gewonnenen Daten kommen neue Möglichkeiten dazu. Es sind somit unterschiedlichste Probleme mit unserer Softwarelösung Sign-in & Visitor Register adressiert.

Besuchermanagement

Besucher registrieren, An- und Abmelden, Besucherausweise drucken, Besucher Voranmeldung inkl. Anfahrtsbeschreibung, Navigationshilfe auf dem Betriebsgelände bzw. Campus, Besucherrichtlinien bestätigen lassen, Benachrichtigung an Gastgeber, Statistiken

Mitarbeiter

Anwesenheits-Monitoring, Abfrage Symptom-Freiheit, Corona-Dokumentationspflicht, Zeiterfassung, Lone Working (Alleinarbeiter)

Evakuierung und Brandschutz

Digitale Meldeliste

Pakete/Poststelle

Benachrichtigung Empfänger, Quittierung Abholung, Erinnerungen, Bestandslisten etc.

 

Software Besuchermanagement – Check-in/Check-Out – Die Kernfunktionalität

Haben Sie Probleme in Ihrem Gebäude alle Personen, die ein- und ausgehen, im Blick zu behalten? Dies ist oft mit einem hohen Verwaltungsaufwand verbunden, dem man jedoch in der heutigen Zeit dank Digitalisierung einfach entgehen kann. Die Rede ist von digitalem Besuchermanagement. Hierbei integrieren wir in unserer Software Besuchermanagement optional auch die Anwesenheitserfassung der Mitarbeiter. Dies ist in der Corona-Pandemie besonders relevant, da viele Unternehmen bezüglich der Anwesenheiten im Blindflug sind. Auch wenn viele aus dem Home-Office arbeiten, gibt es doch genug Präsenztage. Bei einem Positiv-Fall von COVID19 können Sie somit die Ansteckungsketten besser nachvollziehen. Gibt es Vorgaben, stufenweise zurück ins Büro zu kommen, brauchen Sie auch ein Tool, um die Anwesenheiten auszuwerten.

Sign In digitales Besuchermanagement
Mitarbeiter können sich per Chipkarte oder Schlüsselanhänger an- und abmelden


Mit einer Besuchermanagement-Software haben Sie die Möglichkeit, mit sehr geringem Aufwand alle notwendigen Daten und Informationen in kürzester Zeit zu erfassen. Dies reicht von der Zutrittskontrolle und von Besuchern über das Managen der Parkplatzsituation und der Erstellung von Besucherausweisen bis hin zur vollständigen Auswertung der Besucherdaten. Es vereinfacht erheblich den Verwaltungsaufwand eines Unternehmens und speziell in Zeiten der Pandemie ist ein schneller Zugang zu vollständig korrekten Informationen von enormer Bedeutung.

 

Reibungslose Evakuierung mit digitalem Besuchermanagement

Mit einem Besuchermanagement System haben Sie stets alles im Griff. Angefangen mit der Zutrittskontrolle und dem persönlichen Empfang können sich Besucher Ihres Unternehmens ganz einfach mit ihren persönlichen Daten am Terminal anmelden. Mitarbeiter melden sich per RFID oder NFC Tags an. So haben Sie stets den vollständigen Überblick, wer sich gerade im Haus befindet.

 

optimale Evakuierung durch Besuchermanagement System
Keine einfache Aufgabe: Überblick bewahren am Sammelpunkt. Oft sind 100+ Personen versammelt.

Denken Sie an die letzte Brandschutzübung im Betrieb. Wie sicher sind wirklich alle Räume evakuiert? Hat man wirklich eine verlässliche Meldeliste am Sammelplatz? Im Falle eines Notfalls ist der Evakuierungsprozess mit einem digitalen System ein Leichterer. Die Besucher sind registriert, der jeweilige Gastgeber auch. Die Mitarbeiter vor Ort sind auch über das Besuchermanagement-Terminal erfasst. Das Android-basierte Terminal kann mit rausgenommen werden. So können die Brandschutzbeauftragen Check-outs am Sammelplatz vornehmen. Dies geht sowohl manuell per Abhaken als auch mit dem eingebauten Chip-Leser. Kann das Tablet nicht mit evakuiert werden, steht die Funktionalität auch auf Mobilgeräten zur Verfügung. So können Ihre Mitarbeiter die Meldeliste in dieser Stresssituation ohne viel Gedränge und Zwischenrufe abarbeiten. Sollte jemand das Gebäude verlassen haben, ohne sich abzumelden, hilft unsere Software Besuchermanagement (Sign in & Visitor Register) auch weiter. Nach Ablauf einer Kulanzzeit werden notwendige Informationen direkt per Email an alle betroffenen Personen versandt. So können sich Besucher oder Mitarbeiter per Email abmelden, wenn sie schon abgereist bzw. das Gebäude längst verlassen haben. Das bedeutet, dass das System schon eine kontinuierliche Bereinigungsfunktion hat. So haben Sie im Ernstfall weniger Irritationen durch fehlende Abmeldungen.

 

Dokumentationspflichten mit Besuchermanagement Software

digitale Dokumentation beim Besuchermanagement
Besucherrichtlinien, Brandschutz-Infoblatt, COVID-19 Abfragen – alles digital ohne Zettelwirtschaft

Besucher sind es gewohnt, Besucherrichtlinien, Sicherheitsblätter und Brandschutzinformationen am Eingang zu quittieren. In der Pandemie sind Fragen zur Symptomfreiheit etc. dazugekommen. Auch die Mitarbeiter werden je nach Branche und Betrieb nach ihrem Impfstatus bzw. Teststatus gefragt. Auf dem Terminal bzw. Kiosk können Sie Informationen zu Sicherheitsvorkehrungen und Hygienemaßnahmen anzeigen lassen. Diese sind von den Besuchern auf dem Touch-Display zu akzeptieren, Mitarbeiter können dies sogar kontaktlos tun. Neben dem Self-Check-In können Sie auch ein digitales Besucherbuch verwenden, in dem Sie anwesende, erwartete oder abgereiste Besucher selbst ein- oder auschecken. Zusätzlich können Sie eine Erinnerungsfunktion bei vergessenen Abmeldungen verwenden.

 

Digitales Besuchermanagement: Auswertungen

Analysieren Sie im Nachgang dann ganz einfach die Besucherfrequenzen für eine Berichterstattung mit Hilfe von Protokolldateien, welche Ihnen die Software Besuchermanagement zur Verfügung stellt. Gibt es eine Korrelation zwischen der Anzahl der Besucher und dem Geschäftsergebnis? Welche Kunden sind am häufigsten da? Welche Termine sind Bestandsgeschäft? Welche sind Neukunden? Wie viele Bewerber waren da? Das können für ihren Vertrieb bzw. für die HR-Abteilung interessante Fragestellungen sein. Für die Mitarbeiter können z.B. Anwesenheit über die Home-Office bzw. Präsenstage anteilig ausgewertet werden. Wenn die Terminals auch für Mitarbeiter zur Verfügung stehen, sind die Zeiten auch im System. Somit steht einer einfachen Zeiterfassung nichts im Wege.

 

Besuchermanagement mit Systemunterstützung – Eine positive Erfahrung für Ihre Besucher

Neben dem optischen Pluspunkt mit individuellen digitalen Anzeigen passend zum Corporate Design für das professionelle Auftreten Ihres Unternehmens vermeidet die Software bei hohem Personenaufkommen auch langwierige Wartezeiten und bietet einen schnellen Registrierungsprozess, was den Besuchern den Aufenthalt deutlich angenehmer macht. Die Besucher können Sie natürlich auch mit einer persönlichen Begrüßung auf dem Display empfangen.
Viele kennen aus eigener Erfahrung als Besucher diese Situation am Empfang: Man ist zu spät bzw. gerade noch rechtzeitig angetroffen. Das Personal an der Pforte hat aber alle Hände voll zu tun. Fernfahrer stehen Schlange, Handwerker möchten rein. Kuriere warten auf eine ausgehende Eilsendung. Der Raum ist überfüllt und für den Wintermantel ist es viel zu warm. In dieser Situation als Besucher werden wenige Minuten gefühlt zu einer halbe Stunde. Auf der Stirn bilden sich die Schweißperlen…Wenn das Zielgebäude auch noch weit ist, kommt es schnell auch zu einer Verspätung von einer „realen“ halben Stunde.

 

keine Schlangenbildung durch Software Besuchermanagement
Vermeidung von Besucherschlangen an der Pforte

Auch die Gastgeber tappen in dieser Zeit im Dunkeln. Wann der Gast nun im Besprechungsraum eintrifft, ist schwer vorherzusagen. Ist es eine Besprechung mit mehreren Teilnehmern, sind alle in Warteposition und verlieren kumuliert mehrere Stunden Zeit.

Besucher und Gastgeber können sich auf das Wesentliche konzentrieren

Diese Situation verläuft in unserem Besuchermanagement System ganz anders. Idealerweise wurde der Gast im Vorfeld schon angemeldet. Er hat eine E-Mail mit seinem Code erhalten. Er kann sich aus dieser E-Mail den Termin nach Outlook oder in seinen Google Kalender exportieren. Es sind auch interaktive Grundrisse für die Navigationshilfe innerhalb des Betriebsgeländes enthalten. Er muss also nicht zwingend abgeholt werden. Bei Ankunft läuft vieles am Terminal, mit wenigen Interaktionen hat er sich angemeldet und der Gastgeber wird automatisch benachrichtigt. So können viele Schritte parallelisiert und nervenaufreibende Schlangen an der Pforte vermieden werden. Ihr Personal kann sich dann um das Wesentliche kümmern und die herzliche Begrüßung bleibt nicht auf der Strecke. Sollte zu später Stunde die Empfangstheke mal nicht besetzt sein, müssen Sie nicht auf die Registrierung verzichten. Der Kiosk im digitalen Besuchermanagement funktioniert auch im Self-Service Modus.

Besucherausweise beim Besuchermanagement
Integration mit Printer (Brother-QL-820NWB) zwecks Besucherausweise


Der Datenschutz & Datensicherheit ist bei einer Besuchermanagement Software auch stets gesichert. Ist es im Falle eines Notfalls zum Beispiel nicht mehr möglich, die Hardware zu retten, sind die Daten dennoch in der Cloud abgespeichert und immer noch verfügbar. 

 

Pakete/Poststelle – Was hat das mit Besuchermanagement zu tun?

Es lässt sich oft nicht vermeiden: Im Empfangsbereichs stapeln sich Pakete und Lieferungen, die Ihr Personal entgegengenommen hat. Sind viele Besucher da, werden diese natürlich zuerst bedient. So gibt es ein unschönes Bild in einem repräsentativen Bereich des Unternehmens. Oft stehen die Pakete an einer ungünstigen Stelle – quasi als Stolperfalle. Idealerweise ist das schon bei der Annahme erledigt. Mit wenigen Klicks bzw. Buchstabeneingaben in unserer Softwarelösung ist die Zielperson ausgewählt und die Benachrichtigung geht raus. Inklusive einer Erinnerung und Aufnahme in eine Bestandsliste. Die Empfänger können die Sendung abholen und dies auch mit einem Klick bestätigen. So haben die Mitarbeiter an der Pforte einen Überblick und können ihren Bereich von Paketbergen freihalten.

 

Paketdienste und Kurierfahren sorgen für einen Berg von Paketen. Unschöne Stolperfallen für Ihre Besucher.

Unsere Referenzen

Fortune Global 500 Original Design Manufacturer of ICTAward Winning Oracle Platinium Partner “315 IT specialists, 20+ years of experience, serving the biggest companies”       Group of 8 companies dedicated to municipal services    Internationally awarded SAP partner    Collaborative workspaces for enterprise clients Managing 2 million sq.ft.

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