Digitale Arbeitszeiterfassung App: Die günstige Lösung für kleinere Unternehmen, die nicht auf ein Terminal verzichten wollen

Mit unserer App “Sign In & Visitor Management” können Sie durch einfache Bedienung minutengenau Ihre Arbeitszeiten erfassen. Mit Zusatzfunktionen wie Besuchermanagement oder Paketbenachrichtigungen holen Sie sich ein Multi-Talent.

Die Arbeitszeiterfassung ist ein sehr aktuelles Thema. Konnten bisher Unternehmen selbst entscheiden, ob und wie sie die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter erfassen, hat sich diese Entscheidung nun mit dem Grundsatzurteil des Bundesarbeitsgerichtes erübrigt. Die Arbeitszeiterfassung ist von nun an für jeden Arbeitgeber Pflicht. Um Missverständnisse und Fragen vorab zu klären hat der Rudolf Haufe Verlag einen ausführlichen Artikel mit allen notwendigen Information zum Thema Zeiterfassung veröffentlich, den Sie sich hier durchlesen können. Auch das Handelsblatt veröffentlichte einen Artikel mit Kritikpunkten und Auswirkungen der BAG-Entscheidung. Im Zuge des Urteils müssen sich viele Arbeitgeber nun mit dem Thema vertraut machen und die für Sie beste Umsetzung wählen. Dies ist nicht unbedingt eine leichte Entscheidung, wenn man bedenkt, dass es nicht zuletzt auch durch die Digitalisierung diverse Möglichkeiten gibt, um die Zeiten zu erfassen. Dies reicht von einem klassischen Excel Sheet über eine Zeiterfassung App und Arbeitszeitkonten bis hin zu Komplettsystemen mit professionellen Terminals. Wer kommt also mit einfachen Lösungen aus und für wen ist ein Terminal ein Muss? Vorab schon einige Aspekte, die dringend für den Einsatz eines Terminals sprechen:

• Präsenz ist der Regelfall, nicht das Home-Office
• Bestehende Chipkarten oder Chipkeys für Zugangskontrolle sind für eine kontaktlose An- und Abmeldung bereits gegeben oder erwünscht
• Anwesenheitszeiten im Büro zu erfassen ist wichtig
• Zusatzfunktionen wie Paketbenachrichtigungen, Besucheranmeldungen oder Notfallevakuierung (Meldeliste)

Um hier etwas Licht ins Dunkeln zu bringen und Unternehmen die Entscheidung zu erleichtern, zeigen wir im Folgenden unterschiedliche Möglichkeiten auf. Unter anderem bieten auch wir als Schedule Display eine Arbeitszeiterfassung App an, zu der wir im Verlauf dieses Artikels noch genauer eingehen werden.

Welche Lösungen gibt es für Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu erfassen? – Excel, professionelle Terminals, Zeiterfassung App, etc.

Excel

Wer eine einfache und/oder kostenlose Lösung sucht, ist wohlmöglich mit Excel am besten aufgehoben. Sie können dies entweder im DIY-Stil (do-it-yourself) machen und sich selbst einen entsprechenden Stundenzettel zusammenbauen oder aber sich an etlichen kostenlosen Vorlagen im Internet bedienen, welche alle nötigen Funktionen und Tools zur Zeiterfassung enthalten. Entscheiden Sie sich dazu selbst einen Stundenzettel für Ihre Arbeitnehmer zu entwickeln, kann Ihnen die Seite Arbeitszeiterfassung in Excel von großem Nutzen sein. Hier bekommen Sie eine Schritt-für-Schritt Anleitung, um die für Ihr Unternehmen optimale Erfassung via Excel zu konfigurieren. Diese Anleitung beginnt mit der Erstellung der Spalten und Zeilen, zeigt die Konfiguration von Abwesenheitszeiten, die Berechnung von Ist-Arbeitsstunden und Plus-/ Minus-Stunden und gibt Ihnen abschließend eine Übersicht über alle relevanten Formeln diesbezüglich. Wer also ohne großen Aufwand das Thema bearbeiten möchte, ist hier gut aufgehoben. Jedoch bringt eine solche Lösung neben der Einfachheit auch gewisse Nachteile bzw. Risiken mit sich. So haben Sie mit der Excel-Lösung einen manuellen Verwaltungsaufwand, der relativ viel Zeit in Anspruch nimmt, wodurch Sie im Vergleich mit Wettbewerbern im Zeitalter der Digitalisierung wohl eher im Abseits stehen. Zudem ist eine solche Lösung auch mit dem Thema Datensicherheit, welches einen immer größeren Stellenwert einnimmt, nicht gänzlich vereinbar. Zeitkonten enthalten nämlich personenbezogene Daten und diese unterliegen der DSGVO. Unternehmen sind dazu verpflichtet, mit diesen Daten äußerst sorgfältig umzugehen und eine nach Richtlinien der DSGVO entsprechende Art der Speicherung zu garantieren sowie auch Löschfristen einzuhalten. Dies kann leicht zu Chaos führen, besonders ab einer gewissen Unternehmensgröße, wodurch diese Art der Zeiterfassung nur bedingt zu empfehlen ist.

Professionelle Terminals

Firmen, die bereits eine professionelle Zeiterfassung integriert haben, sind mit den etablierten Anbietern immer noch gut aufgehoben. Hier ist die Rede von hochwertigen Terminals, welche zugleich auch diverse Integrationsmöglichkeiten wie Datev oder SAP anbieten.

Diese Lösung der Zeiterfassung ist überwiegend für Großunternehmen interessant und auch zu empfehlen, da diese meist mit externen Lohn- und Gehaltsprogrammen arbeiten und entsprechende Schnittstellen benötigen, um die Daten der Zeiterfassung in die entsprechenden Programme übertragen zu können.
Solch komplexe Systeme summieren die Zeitkonten, verwalten und erzeugen die Lohnarten für jeden Mitarbeiter und übergeben diese z.B. durch einen zertifizierten Import direkt an die Lohn- und Gehaltsprogramme. Alternativ können auch unidirektionale automatische Schnittstellen erzeugt werden, was z.B. im Falle von SAP-HR zum Tragen kommt.
Gerade auch für verschiedene SAP-Systeme gibt es hier vordefinierte Schnittstellen, welche auch bidirektional möglich sind. Diese sind besonders für die Projektzeiterfassung oder auch für die Erfassung von Auftragszeiten von großer Bedeutung. Via Datenbanken können dann die entsprechenden Daten zeitgesteuert exportiert und an das entsprechende ERP-System weitergeleitet werden.
Allgemein ist diese Art der Zeiterfassung auf jeden Fall weiterzuempfehlen. Interessant beziehungsweise sinnvoll ist dies aber nur für große Unternehmen, die bereits solche Systeme im Einsatz haben, da sowohl Aufwand als auch Kosten der Implementierung entsprechend hoch sind.

Mögliche Integrationen:

Arbeitszeiterfassung App: Einfach und zugleich professionell

Wer jedoch eine einfache und zugleich aber auch professionelle Lösung sucht, ist vermutlich bei einer Arbeitszeit App am besten aufgehoben. Und hier kommt Schedule Display ins Spiel. Wir als Anbieter von Software Lösungen für Meeting Räume, Desk Sharing- und auch Visitor Management Software bieten eine professionelle App-basierte Lösung an, mit der Sie ohne großen Aufwand Ihre Arbeitszeiten minutengenau und sicher erfassen können. Vergleichbar ist dies mit klassischen Arbeitszeitkonten. Auch hier gibt es eine Art Terminal, welches auf Basis eines Android-Tablets leicht und günstig zu installieren ist. Dazu gibt es dann eine Webseite bzw. Arbeitszeiterfassung App, mit der Ihre Mitarbeiter sowohl von zu Hause als auch mobil unterwegs ihre Arbeitszeiten minutengenau erfassen können. Viele Unternehmen haben zudem Regelungen zum Home-Office Anteil bzw. zum mobilen Arbeiten in Verträgen verankert. Beispiele sind: „2 Tage vor Ort pro Woche“ oder „5 AT pro Monat“ (à weitere Beispiele bitte suchen). Die Überwachung ist aber schwierig und selten softwareunterstützt gegeben. Unsere Lösung wertet die Anwesenheiten nach definierten Regeln aus. Dies kann auch als Statistik genutzt werden, um Bürokapazitäten zu planen oder Anreize für Mitarbeiter zu setzen.
Eine entsprechende Datenbank für Integrationen im HR-Bereich sowie in der Lohnabrechnung liegt vor. Weiterhin bietet unsere Lösung auch das Zusammenspiel mit NFC/Mifare Karten und entsprechender Zugangskontrolle, welche zwecks kontaktloser Erfassung vor Ort genutzt werden können. Zusätzlich als Bonus bietet die Zeiterfassung App von Schedule Display neben der Hauptfunktion Zeiterfassung weitere Features wie das Anmelden und Erfassen von Besuchern, Informationen zur Notfallevakuierung, exakte Protokolldateien und Auswertungen, Paketbenachrichtigungen, etc.

Zusammenfassend kann man sagen, dass unsere Arbeitszeit App mehr als nur Zeiterfassung ist. Vielmehr ist es ein Allround-System, um verschiedenste Tätigkeiten vor allem im Empfangsbereich digital abzudecken. Falls wir Interesse geweckt haben oder Sie weitere Fragen haben, kontaktieren Sie uns jeder Zeit über sales@scheduledisplay.com.

Fazit/ Entscheidungsfindung

*über die Weiterverarbeitung

Wenn Sie sich etwas in den Artikel eingelesen haben, sollten Sie einen ausgewogenen Überblick über die verschiedenen Varianten und System für die digitale Arbeitszeiterfassung haben. Natürlich können wir hier keine Empfehlung für Sie persönlich aussprechen, jedoch gibt es gewisse Anhaltspunkte, an die Sie sich bei der Entscheidungsfindung wenden können. Haben Sie ein geringes oder gar kein Budget, bleibt Ihnen vermutlich nichts anderes übrig als auf Excel oder ähnliche kostenlose Alternativen wie z.B. die App des Arbeits-Ministeriums zurückzugreifen.
Sind Sie ein Mittelständler, haben Sie höchstwahrscheinlich ein entsprechendes System integriert (siehe Abschnitt „professionelle Terminals“). Aufgrund von Änderungen der IT-Landschaft, mangelhaften Schnittstellen oder Integrationen zu Leistungsverrechnungen und Projektabrechnungen etc. kann ein Wechsel in Frage kommen. Hier sollten Sie Software-Firmen ansprechen, welche die Schnittstelle schon anbieten oder schnell und flexibel die gewünschten Integrationen liefern können. Sie bekommen schnell ein Gefühl dafür, ob die Entwickler in Gespräche eingebunden werden oder die Klärung auf die lange Bank geschoben wird. Unsere Botschaft: sprechen Sie mit uns!
Eine Arbeitszeiterfassung App wie auch wir Sie anbieten, bildet mehr oder weniger die goldene Mitte. Die meisten dieser Arbeitszeit Apps sind relativ kostengünstig, einfach zu konfigurieren aber zugleich professionell, was dies zur perfekten Lösung für mittelständische Unternehmen macht. Letztendlich muss aber jedes Unternehmen individuell abwägen, wie professionell sie die Zeiterfassung halten wollen. Sollten Sie weitere Fragen haben oder sich konkret für die App von Schedule Display interessieren, melden Sie sich gerne bei uns unter Sales@scheduledsisplay.com.

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